Die Gruppe ist das Herz von CarePilot: der gemeinsame Raum, in dem du und die anderen Pflegepersonen euch organisiert, um eine Person zu pflegen, ohne euch in die Quere zu kommen oder Dinge doppelt zu machen. Stell sie dir wie einen gemeinsamen Tisch vor, an dem ihr alle sitzt — ob Familie, Profis oder, am Anfang, nur du allein —, damit jede Person weiß, was schon erledigt ist, was fehlt und wie es der betreuten Person geht. Hier drin lebt alles: ihre Daten, ihre Medikamente, ihre Termine, die Notizen, die ihr hinterlasst… und vor allem, wer mitmacht und was jede Person darf.
Du musst dir das nicht alles merken. Diese Anleitung führt dich in Ruhe durch jeden Teil des Tabs Gruppe, wo all das verwaltet wird.
Der Tab Gruppe
Den Tab Gruppe findest du in der Leiste unten am Bildschirm; er ist die Kommandozentrale der Gruppe, die du gerade geöffnet hast. Dort siehst du, ohne irgendwo suchen zu müssen, alles Wichtige auf einen Blick:
- Die betreute Person, mit ihren medizinischen Daten im Blick (damit man sie nicht aus dem Gedächtnis abrufen muss).
- Die Mitglieder der Gruppe und die Rolle jeder Person (also welchen Part jede übernimmt).
- Schnellzugriff auf Medikamente, Termine, Dokumente, Ausgaben, Notizen und Aufgaben, um mit einem Tipp in jeden Bereich zu kommen.
- Das Aktivitätsprotokoll, eine Art Tagebuch, das die letzten Aktionen der Gruppe festhält, damit niemand verpasst, was passiert ist, während er nicht hingeschaut hat.
Die betreute Person
Das Erste, was du beim Reinkommen siehst, ganz oben, ist eine hervorgehobene Karte mit der Person, die ihr pflegt, und ihren wichtigsten Daten — immer im Blick.
Sieh dir die Karte der betreuten Person an
Die Karte vereint den Namen und das Alter der Person und ein Raster mit ihren Schlüsseldaten: Blutgruppe, Gewicht, Allergien, Erkrankungen, Telefon eines Familienkontakts und der Notrufnummer. Die Idee: sie immer griffbereit zu haben, denn genau diese Daten werden in einem schlechten Moment plötzlich abgefragt (in der Notaufnahme, am Telefon…) und sind schwer aus dem Kopf zu erinnern. Optionale Daten, die du nicht ausfüllst, werden auf der Karte einfach nicht angezeigt — du siehst also nur, was du wirklich eingetragen hast, und kannst sie vervollständigen, wenn du Zeit findest.
Bearbeite die Daten der betreuten Person
Hast du dich irgendwo vertan oder gibt es etwas Neues (eine Gewichtsänderung, eine gerade entdeckte Allergie…)? Wenn du der Organisator bist, tippe auf das Bearbeiten-Symbol («Gruppendaten bearbeiten») und das Formular öffnet sich, um zu ergänzen oder zu korrigieren, was du möchtest. Es ist dasselbe Formular, das du beim Erstellen der Gruppe ausgefüllt hast — nichts Neues zu lernen: Du änderst, was nötig ist, und speicherst.
Mitglieder und Rollen
Direkt unter der betreuten Person sind alle Personen aufgelistet, die zur Gruppe gehören. Jede erscheint mit ihrem Foto (Avatar), ihrem Namen — mit einem «(du)» daneben, damit du dich selbst erkennst — und einer Kennzeichnung mit ihrer Rolle, also schlicht dem Part, den diese Person in der Gruppe hat. Und wenn jemand gerade für die Pflege verantwortlich ist (die aktive Schicht hat), siehst du das an einem grünen Häkchen — so weißt du auf einen Blick, wer sich gerade kümmert.
Die Rolle entscheidet, was jede Person anfassen darf, und in CarePilot gibt es drei. Keine Sorge, sie sind leicht auseinanderzuhalten:
- Organisator — die Person, die die Gruppe erstellt hat. Sie hat das Sagen: alle Berechtigungen, und sie ist die Einzige, die die Rollen der anderen ändern oder die Gruppe löschen kann. Anfangs ist sie auch die Einzige, die neue Leute einladen kann, wobei sie genau diese Berechtigung einem anderen Mitglied übertragen kann, wenn es ihr passt (das siehst du weiter unten bei den erweiterten Berechtigungen). Hast du die Gruppe aufgebaut, bist das du.
- Pflegeperson — macht im Pflegealltag mit: kann Medikamente, Termine, Aufgaben, Notizen und Ausgaben eintragen, je nachdem, was der Organisator ihr erlaubt. Die Rolle für alle, die wirklich mit anpacken.
- Beobachter — kann alles sehen, aber nichts anfassen (weder ändern noch hinzufügen). Gut für jemanden, der nur auf dem Laufenden bleiben will, etwa einen Angehörigen, der weit weg wohnt. Mit dieser Rolle tritt standardmäßig jede neue Person ein, bis der Organisator ihr mehr gibt.
Öffne das Profil eines Mitglieds
Wenn du der Organisator bist und jemandem die Rolle oder die Berechtigungen ändern willst, musst du nur diese Person antippen in der Mitgliederliste: Es öffnet sich ihr Rollen- und Berechtigungseditor, wo du einstellst, was sie tun darf. Dein eigener Eintrag ist nicht bearbeitbar: Als Organisator hast du alle Berechtigungen und sie lassen sich nicht ändern — hier stellst du nur die der anderen Mitglieder ein.
Jemanden in die Gruppe einladen
Zu mehreren zu pflegen ist leichter zu tragen, also wirst du irgendwann eine weitere Person in die Gruppe holen wollen (einen weiteren Angehörigen, eine professionelle Pflegekraft, wen auch immer). Damit sie eintreten kann, musst du ihr einen Einladungscode geben: eine Art kurzes Passwort, das die andere Person auf ihrem Handy eingibt, um deiner Gruppe beizutreten. Eine wichtige Sache für deine Ruhe: Jeder Code ist nur einmal verwendbar. Sobald ihn jemand benutzt, deaktiviert er sich von selbst und CarePilot bereitet automatisch einen neuen vor — niemand kann sich also später mit einem schon benutzten Code einschleichen.
Öffne die Einladung und teile sie
Tippe im Bereich Mitglieder (der Personenliste von eben) auf das
Einladen-Symbol . Es öffnet sich
das Blatt «Einladen» mit einem großen, gut sichtbaren Code der Form
ABCD-EFGH: Den braucht die andere Person. Um ihn ihr zukommen zu lassen, hast
du drei Wege — wähle den, der dir am besten passt:
- Teilen — öffnet das normale Menü des Telefons, um ihn per WhatsApp, SMS, E-Mail usw. zu verschicken, mit einer schon vorbereiteten Nachricht; du wählst nur, an wen.
- Kopieren — kopiert den Code, um ihn einzufügen, wo du willst, falls du ihn lieber auf deine Art verschickst.
- QR anzeigen — zeigt einen QR-Code auf deinem Bildschirm, damit die andere Person ihn mit der Kamera ihres Handys einscannt und eintritt, ohne etwas zu tippen. Sehr praktisch, wenn sie neben dir steht.
Berechtigungen jedes Mitglieds
Die Berechtigungen sind schlicht die Liste der Dinge, die du jeder Person erlaubst. Die Rolle gibt schon einen Ausgangspunkt vor, aber manchmal willst du feiner justieren («sie soll Termine eintragen können, aber nichts löschen», zum Beispiel). Dafür gibt es den Berechtigungseditor, der sich beim Antippen eines Mitglieds öffnet und dich im Detail entscheiden lässt, was es darf und was nicht. Du musst hier nichts anfassen: Wenn dir das genügt, was jede Rolle mitbringt, kannst du es so lassen, wie es ist.
Wähle die Rolle und was erstellt werden darf
Ganz oben wählst du mit dem Umschalter Pflegeperson · Beobachter den allgemeinen Part dieser Person. (Die Rolle Organisator erscheint nicht im Umschalter: Sie gehört nur der Person, die die Gruppe erstellt hat, und lässt sich nicht übertragen.) Das ist der schnellste Weg: Beim Rollenwechsel stellen sich die Berechtigungen darunter von selbst auf das Übliche für diese Rolle ein. Stellst du jemanden zum Beispiel als Pflegeperson ein, werden auf einen Schlag die typischen Dinge für alle aktiviert, die mit anpacken.
Direkt darunter, bei «Was kann erstellt werden», kannst du feiner entscheiden — eins nach dem anderen —, was diese Person zur Gruppe hinzufügen darf: Medikamenteneinnahmen, Arzttermine, Pflegeaufgaben, Notizen und Ausgaben erfassen. Jedes hat seinen Schalter. So kannst du zum Beispiel zulassen, dass jemand Ausgaben einträgt, aber die Medikamente nicht anrührt — je nach Vertrauen und Part jeder Person.
Justiere Aktionen und erweiterte Berechtigungen
Es gibt zwei weitere Abschnitte, die eingeklappt sind, um nicht zu erschlagen — du kannst sie aber öffnen, wenn du sie brauchst. Unter «Aktionen» stehen die stärksten Berechtigungen: beliebige Daten bearbeiten und löschen sowie Dinge als erledigt markieren; die fürs Bearbeiten und Löschen gib nur Personen, die wirklich Dinge ändern oder entfernen dürfen sollen, denn sie sind die heikelsten. Und unter «Sonstiges» entscheidest du, ob diese Person den KI-Scanner benutzen darf (der Rezepte und Quittungen mit der Kamera liest), die Pflegeschicht übernehmen oder neue Mitglieder einladen darf.
Speichere oder entferne das Mitglied
Wenn alles nach deinem Geschmack ist, tippe auf Speichern und die Änderungen gelten sofort für diese Person. Und falls jemand irgendwann nicht mehr zur Gruppe gehören soll, kannst du von genau diesem Bildschirm aus «Mitglied entfernen», um die Person herauszunehmen. Keine Angst vor einem versehentlichen Tipp: Die App bittet dich vorher um Bestätigung.
Schnellzugriffe auf jeden Bereich
Unter den Mitgliedern findest du Schnellzugriffskarten, um mit einem Tipp in jeden Bereich der Pflege zu kommen — und jede gibt dir vorab eine kleine Zusammenfassung dessen, was drin ist.
Medizinische und allgemeine Ressourcen
Unter «Medizinische Ressourcen» hast du Medikamente, Termine und Dokumente; unter «Allgemeine Ressourcen» Ausgaben, Notizen und Aufgaben. Jede Karte zeigt eine schnelle Zusammenfassung — zum Beispiel «4 insgesamt» oder «Noch keine Notizen» — und bringt dich beim Antippen zu ihrem Bildschirm. Jeder Bereich hat seine eigene Anleitung: Medikamente, Termine und Aufgaben, Dokumente, Ausgaben und Notizen. Und direkt unter diesen Karten findest du den «Wochenbericht», den wir uns als Nächstes ansehen.
Der Wochenbericht
Der «Wochenbericht» ist eine Zusammenfassung, wie die Woche gelaufen ist — auf einen Blick: ideal, um sich schnell ein Bild zu machen, ohne alles einzeln durchzusehen.
Sieh dir die Wochenzusammenfassung an
Beim Antippen öffnet sich ein Bildschirm mit der Wochenbilanz: wie viele Dinge erledigt wurden und wie viele ausstehend sind, die Erfüllungs-Quote, eine Aufschlüsselung nach Typ (Einnahmen, Termine, Aufgaben) und die Summen von Ausgaben, Notizen und Schichtwechseln. Mit den Pfeilen oben kannst du zu anderen Wochen wechseln. Alle Details findest du in der Anleitung zu den Berichten.
Die letzte Aktivität
Am Ende des Bildschirms steht die «Letzte Aktivität», eine Art Tagebuch, das das Neueste festhält, was jedes Gruppenmitglied gemacht hat — damit niemand verpasst, was passiert ist, während er nicht hingeschaut hat.
Sieh, was zuletzt passiert ist
Jede Zeile sagt dir, wer was wann gemacht hat («Luise · hat Einnahme Paracetamol 500mg erledigt · 3h», «Petra · ist der Gruppe beigetreten»…), vom Neuesten zum Ältesten. So bringst du dich beim Öffnen der App mit einem Blick auf den Stand.
Öffne die komplette Historie
Wenn du mehr sehen willst, tippe auf «Komplette Historie anzeigen» und es öffnet sich ein Bildschirm mit dem gesamten Protokoll der Gruppe. Oben gibt es eine Suche (nach Aktion oder Mitglied) und Filter — «Alle», «Routinen», «Erfüllungen», «Mitglieder»… —; sie passen nicht alle auf einmal auf den Bildschirm, also wische die Filterzeile nach rechts, um die übrigen zu sehen und nur das zu behalten, was dich interessiert.
Deine Gruppen verwalten
Wenn du irgendwann mehrere Gruppen hast, ist ein Ort praktisch, an dem du sie alle zusammen siehst und verwaltest. Diesen Ort öffnest du mit dem Einstellungs-Symbol des Tabs Gruppe: Dort hast du deine Gruppenliste, einen Bildschirm, auf dem du alle Gruppen, zu denen du gehörst, auf einmal verwaltest.
Wechsle, erstelle oder verlasse eine Gruppe
Wechsle die aktive Gruppe. Um zu einer anderen Gruppe zu wechseln, tippe einfach die gewünschte an in der Liste und sie wird aktiviert (sie ist dann die, die im Rest der App zu sehen ist). Neben jeder Gruppe steht deine Rolle darin — so weißt du auf einen Blick, ob du Organisator, Pflegeperson oder Beobachter bist.
Erstelle weitere Gruppen oder tritt ihnen bei. Von dieser Liste aus kannst du mit «Neue Gruppe erstellen» eine neue Gruppe beginnen (zum Beispiel, wenn du eine weitere Person pflegst) oder mit «Einer anderen Gruppe beitreten» per Code in eine bestehende eintreten.
Verlasse oder lösche eine Gruppe. Hier gibt es zwei Wege, je nach deinem Part: Bist du nicht der Organisator, siehst du das Verlassen-Symbol , das dich aus der Gruppe nimmt (du verlierst den Zugriff, aber die Gruppe bleibt für die anderen bestehen). Bist du der Organisator, siehst du das Löschen-Symbol , das die ganze Gruppe löscht: Es gibt kein Zurück, und es entfernt zugleich Routinen, Notizen, Ausgaben und Mitglieder — deshalb bittet dich CarePilot, zur Bestätigung den Gruppennamen einzutippen.
Einer weiteren Gruppe beitreten
Du bist nicht an eine einzige Gruppe gebunden: Du kannst problemlos zu mehreren gleichzeitig gehören. Das kommt öfter vor, als man denkt. Zum Beispiel, wenn du zwei verschiedene Personen pflegst (jede hat ihre eigene Gruppe), oder wenn du zusätzlich zu deiner Gruppe in die einer anderen Person aufgenommen wirst, um auszuhelfen. Die App hält sie getrennt, sodass sich die Dinge der einen nicht mit denen der anderen vermischen.
Füge den Einladungscode ein
Wenn dich jemand in seine Gruppe einlädt und dir einen Code gibt, öffne «Einer anderen Gruppe beitreten», gib dort den geteilten Code ein und tippe auf «Gruppe beitreten». Und fertig — du gehörst zu dieser Gruppe. Du trittst als Beobachter ein (du kannst alles sehen, aber nichts anfassen), wie bei jeder Einladung; falls später nötig, kann dir der Organisator dieser Gruppe mehr Berechtigungen geben.
Wenn eine Gruppe in den «Lesemodus» wechselt
Vielleicht öffnest du eines Tages eine Gruppe und stellst fest, dass du nichts ändern kannst. Erschrick nicht, sie ist nicht kaputt: Höchstwahrscheinlich ist sie im Lesemodus, und wir erklären dir jetzt, warum das passiert und was zu tun ist.
CarePilot hat die Pläne Free, Plus und Pro, und jeder legt fest, von wie vielen Gruppen du gleichzeitig Organisator sein kannst. Stuft der Organisator einer Gruppe seinen Plan herab und liegt damit über seinem Limit, wird diese Gruppe im Lesemodus eingefroren: Sie bleibt vollständig erhalten, alles lässt sich ganz normal einsehen, aber vorerst kann nichts geändert oder hinzugefügt werden. Es ist eine Pause, keine Löschung.
Du erkennst es daran, dass ein Banner «Gruppe im Lesemodus» erscheint und die Situation erklärt; was du tun kannst, hängt von deinem Part ab:
- Bist du der Organisator, kannst du den Inhalt weiter ansehen, die Gruppe löschen, wenn du sie nicht mehr willst, oder sie durch ein Plan-Upgrade reaktivieren mit dem Button «Plan upgraden, um zu reaktivieren», der sie wieder bearbeitbar macht, genau wie sie war.
- Bist du eingeladen (organisierst sie also nicht), kannst du den Inhalt in Ruhe weiter einsehen oder die Gruppe verlassen, wenn du das vorziehst. Die Reaktivierung liegt nicht bei dir: Das ist Sache des Organisators.